Privacybeleid

1. INLEIDING

Agri Investment Fund zal uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, met inbegrip van maar niet beperkt tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (hierna “AVG”) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Agri Investment Fund zorgt voor de bescherming van de privacy van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid (hierna: “Privacybeleid”) beschrijft en verduidelijkt:

hoe wij persoonsgegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (hierna “Persoonsgegevens”) verwerken;
hoe en waarom wij Persoonsgegevens verzamelen, wat wij met deze Persoonsgegevens doen en met wie wij deze delen;
hoe wij Persoonsgegevens beschermen en hoe(lang) wij deze Persoonsgegevens bewaren

Wij nodigen u uit om de bepalingen van dit Privacybeleid te lezen. Gelieve te willen noteren dat door gebruik te maken van onze website of onze commerciële diensten u ermee akkoord gaat dat AIF uw Persoonsgegevens verwerkt overeenkomstig de beginselen beschreven in dit Privacybeleid. Samengevat is dit Privacybeleid gericht op personen wiens persoonsgegevens door AIF worden verwerkt in het kader van onze bedrijfsactiviteiten (d.w.z. prospects, klanten, zakenrelaties, websitebezoekers, etc.).

Wij verzoeken u geen gevoelige of bijzondere categorieën van persoonsgegevens [1] met ons te delen. Gelieve te willen noteren dat wanneer u de Persoonsgegevens van uw werknemers, consultants, bestuurders of derde partijen aan ons bezorgt, u verantwoordelijk bent om hen te informeren over de inhoud van dit Privacybeleid.

2. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VNA UW PERSOONSGEGEVENS?

Dit Privacybeleid is van toepassing op de verwerking van uw Persoonsgegevens door:

Agri Investment Fund, met ondernemingsnummer 0893.885.781 en maatschappelijke zetel te Diestsevest 32, bus 5b, 3000 Leuven, België, (hierna “AIF”, “wij”, “ons” en “onze”).

AIF is verantwoordelijk voor de verwerking van uw Persoonsgegevens en treedt op als verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot uw Persoonsgegevens.

3. VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS: WELK TYPE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ, VOOR WELK DOELEINDE EN OP WELKE RECHTSGROND WORDEN DEZE VERWERKT?

Hieronder vindt u een overzicht van de Persoonsgegevens die wij verwerken op basis van onze relatie met u. Wij hebben ook verduidelijkt op welke rechtsgrond en voor welke doeleinden uw Persoonsgegevens worden verwerkt.

A. Zakelijke relatie met potentiële investeerders of andere zakelijke relaties

In het kader van een (toekomstige) zakelijke relatie met AIF is het mogelijk dat onderstaande Persoonsgegevens verwerkt worden:

Naam en achternaam;
Functie;
Contactgegevens;
E-mailadres en woonadres;
Telefoonnummer;
Bedrijfsnaam en BTW nummer (indien van toepassing).

Wij verwerken bovenstaande Persoonsgegevens in het kader van onze (potentiële) zakelijke relatie voor de onderstaande doeleinden:

om te communiceren;
om een aanspreekpunt te bewaren;
om informatie en bijstand te verstrekken;
om uitnodigingen te bezorgen voor evenementen die door AIF worden georganiseerd of gesponsord;
om onze dagelijkse activiteiten te beheren in het kader van de (toekomstige) zakelijke relatie;
om mogelijke kansen/investeringen/transacties te beoordelen;
om administratieve, technische, juridische en boekhoudkundige verplichtingen op te volgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van bovenstaande Persoonsgegevens is ons gerechtvaardigd belang en dit om de bedrijfspositie van AIF op de markt te promoten. Deze rechtsgrond is alleen van toepassing wanneer ons belang niet wordt overstegen door uw fundamentele rechten en vrijheden. U kunt altijd bijkomende informatie over ons gerechtvaardigd belang bekomen voordat wij van start gaan met onze verwerkingsactiviteiten. Echter, vanaf het moment dat een transactie, investering of contractuele relatie tot stand komt, worden de gedeelde Persoonsgegevens verwerkt op basis van de rechtsgrond die noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst.

Binnen haar contractuele zakelijke relatie kan AIF uw Persoonsgegevens ook verwerken voor aanvullende doeleinden die noodzakelijk zijn voor de dagelijkse gang van zaken bij AIF en die u zullen worden meegedeeld.

Op basis van onze relatie kunnen Persoonsgegevens worden gecommuniceerd en gedeeld met verschillende professionele raadgevers van AIF (waaronder begrepen accountant, juridisch adviseur, enz.), IT-hostingproviders en andere IT-dienstverleners van AIF, commerciële partners die allemaal binnen de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn (tenzij anders aangegeven).

B. Transactie met potentiële investeerders

In het kader van een mogelijke transactie met AIF als investeerder of raadgever is het denkbaar dat onderstaande Persoonsgegevens worden verwerkt:

Naam en achternaam;
Contactgegevens en CV-gerelateerde inhoud (i.e. opleiding, huidige en voormalige werkgever, professionele ervaringen, functie, enz.);
Financiële informatie;
E-mailadres en woonadres;
Telefoonnummer;
Bedrijfsnaam en BTW nummer (indien van toepassing).

Wij verwerken bovenstaande Persoonsgegevens in het kader van een mogelijke transactie voor de volgende doeleinden:

om te communiceren;
om een aanspreekpunt te bewaren;
om informatie en bijstand te verlenen;
om potentiële transacties/investeringen te beoordelen;
om de transacties/ investeringen van AIF te beheren;
om de identiteit en haalbaarheid van een transactie/ investering te beoordelen;
om te voldoen aan de noodzakelijke wettelijke en reglementaire verplichtingen (AWW-wetgeving enz.);
om te communiceren met externe raadgevers voor de opvolging van administratieve, technische, juridische en boekhoudkundige verplichtingen.

De rechtsgrond voor de verwerking van bovenstaande Persoonsgegevens is ons gerechtvaardigd belang en dit om de bedrijfspositie van AIF op de markt te beschermen en te promoten. Deze rechtsgrond is alleen van toepassing wanneer ons belang niet wordt overstegen door uw fundamentele rechten en vrijheden. U kunt altijd bijkomende informatie over ons gerechtvaardigd belang bekomen voordat wij van start gaan met onze verwerkingsactiviteiten. Echter, vanaf het moment dat een transactie, investering of contractuele relatie tot stand komt, worden de gedeelde Persoonsgegevens verwerkt op basis van de rechtsgrond die noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst.

Na de transactie, kunnen uw Persoonsgegevens worden gecommuniceerd en gedeeld met verschillende professionele raadgevers van AIF (waaronder begrepen accountant, juridisch adviseur, enz.), IT-hostingproviders en andere IT-dienstverleners van AIF, commerciële partners (i.e. mede-investeerders), die allemaal binnen de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn (tenzij anders aangegeven).

C. Professionele raadgevers en leveranciers

In het kader van een contractuele relatie tussen AIF en haar raadgever en/of leveranciers is het mogelijk dat onderstaande Persoonsgegevens worden verwerkt:

Naam en achternaam;
Contactgegevens;
E-mailadres en woonadres;
Telefoonnummer;
Bedrijfsnaam en BTW nummer (indien van toepassing).

Wij verwerken bovenstaande Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

om te communiceren;
om een aanspreekpunt te bewaren;
om informatie te verstrekken;
om te voldoen aan de noodzakelijke wettelijke en reglementaire verplichtingen (AWW-wetgeving, enz.).

De rechtsgrond voor de verwerking van bovenstaande Persoonsgegevens is de uitvoering van onze contractuele relatie of het naleven van een wettelijke verplichting dewelke u duidelijk zal worden meegedeeld.

In overeenstemming met onze contractuele relatie kunnen de Persoonsgegevens worden gecommuniceerd en gedeeld met verschillende IT-hostingproviders en andere IT-dienstverleners van AIF, commerciële partners die allemaal binnen de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn (tenzij anders aangegeven).

D. Wettelijke verplichtingen van AIF

In het kader van AIF haar activiteiten is het mogelijk dat wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde Persoonsgegevens van u te verwerken. Hieronder vindt u een niet-limitatieve lijst van verschillende wettelijke verplichtingen die door AIF moeten worden nageleefd:

de wettelijke verplichtingen om strafbaar gedrag, misdrijven, fraude en anti-witwas activiteiten te voorkomen en te bestrijden;
de wettelijke verplichting om de UBO-registratie bij te werken.

Uw Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met overheidsinstanties, toezichthoudende autoriteiten en/of gerechtelijke instanties al dan niet op basis van hun schriftelijke instructies of op basis van een wettelijke verplichting.

E. Gerechtvaardig belang van AIF

In het kader van de activiteiten van AIF kunnen er aanvullende gerechtvaardigde belangen bestaan wanneer uw Persoonsgegevens worden verwerkt. In een dergelijke situatie is de verwerking van uw Persoonsgegevens noodzakelijk met het oog op AIF haar gerechtvaardigd belang, behalve wanneer ons belang wordt overstegen door uw fundamentele rechten en vrijheden. Wanneer deze verwerkingsgrond (i.e. rechtsgrond) wordt gebruikt, zullen wij u vóór de aanvang van onze verwerkingsactiviteiten bijkomende informatie verstrekken over ons gerechtvaardigd belang.

F. Website bezoeker

In het kader van AIF haar website activiteiten is het mogelijk dat wij onderstaande Persoonsgegevens verwerken:

Naam en achternaam;
Contactgegevens;
E-mailadres en woonadres;
Interesse gebieden.

Wij verwerken bovenstaande Persoonsgegevens op de rechtsgrond van uw vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming voor de onderstaande doeleinden:

het activeren van bepaalde soorten cookies die op onze website zijn geïnstalleerd (i.e analytische en marketing cookies, etc.);
het versturen van (investering) opportuniteiten/communicatie via e-mail (of nieuwsbrief).

Indien AIF uw Persoonsgegevens zou verwerken op basis van uw toestemming, zal AIF via een afzonderlijke procedure op een geschikt moment uw geldige toestemming vragen. Indien u niet langer wenst dat uw Persoonsgegevens op basis van uw toestemming worden verwerkt, heeft u te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken, dit is kosteloos en zonder opgave van enige redenen.

Na uw geldige toestemming te hebben ontvangen, kunnen uw Persoonsgegevens worden gecommuniceerd en gedeeld, zoals bepaald in de afzonderlijke kennisgeving, met verschillende van AIF haar (IT-hosting) providers en andere IT-dienstverleners of commerciële partners die allemaal binnen de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn (tenzij anders aangegeven).

G. Sollicitanten

In het kader van AIF haar sollicitatieprocedure is het mogelijk dat wij onderstaande Persoonsgegevens verwerken:

Identificatiegegevens (voornaam, achternaam, geboortedatum, nationaliteit, enz.)
Contactgegevens;
E-mailadres en woonadres;
Details over het sollicitatiegesprek;
CV-gerelateerde informatie (i.e. foto, taal, informatie over opleiding en professionele achtergrond).

Wij verwerken bovenstaande Persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt voor de volgende doeleinden:

om te communiceren;
om een aanspreekpunt te bewaren;
om informatie te bezorgen over het aanwervingsproces;
om te beoordelen, overwegen en eventueel ondertekenen van een arbeidsovereenkomst.

De rechtsgrond voor de verwerking van bovenstaande Persoonsgegevens is (1) de uitvoering van onze mogelijke contractuele relatie; of (2) de wettelijke verplichting om bepaalde informatie te verwerken (bv. de verplichting om te beoordelen of de sollicitant in staat is om in België te werken); of (3) ons gerechtvaardigd belang dat alleen van toepassing is wanneer ons belang niet wordt overstegen door uw fundamentele rechten en vrijheden. U kunt altijd aanvullende informatie over ons gerechtvaardigd belang vragen vóór de aanvang van onze verwerkingsactiviteiten.

In overeenstemming met onze sollicitatieprocedure kunnen uw Persoonsgegevens worden gecommuniceerd en gedeeld met verschillende professionele raadgevers van AIF (waaronder begrepen juridische adviseur, enz.), IT-hostingproviders en andere IT-dienstverleners of met overheidsinstanties om te voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen, die allemaal binnen de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn (tenzij anders aangegeven).

4. BEWAARPERIODE

Wij bewaren uw Persoonsgegevens zo lang dit nodig is voor het specifieke doeleinde en zorgen gedurende de bewaartermijn voor een passende bescherming van uw Persoonsgegevens.

Daarenboven zal AIF zich moeten houden aan de bewaartermijnen die worden opgelegd door de toepasselijke wetgeving, waaronder begrepen maar niet beperkt tot:

10 jarige bewaartermijn in het kader van AIF haar contractuele aansprakelijkheid; en
7 jarige bewaartermijn voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden; en
5 jarige bewaartermijn in het kader van AIF haar aansprakelijkheid in verband met vorderingen over anti-discriminatie (bv. naar aanleiding van de sollicitatieprocedure).

Na afloop van de beschreven bewaartermijn zullen wij uw Persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren.

5. MET WIE DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Afhankelijk van het doeleinde waarvoor wij uw Persoonsgegevens verzamelen, kunnen wij uw Persoonsgegevens delen met een verbonden vennootschap of dochtervennootschap van AIF (indien van toepassing). Wij kunnen uw Persoonsgegevens ook doorgeven aan een derde partij ontvanger in het kader van de verwerkingsactiviteiten zoals beschreven in dit Privacybeleid (i.e. accountant, juridisch adviseur, dienstverlener, etc.).

Uw Persoonsgegevens worden verwerkt in de Europese Economische Ruimte. Echter, indien uw Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte zouden worden doorgegeven, zal dit gebeuren op basis van passende waarborgen zoals voorzien in artikel 46 AVG, met inbegrip van het opmaken van de vereiste overeenkomsten inzake gegevensoverdracht.

6. HOE BESCHERMEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Wij hebben een reeks technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige of ongeoorloofde toegang of gebruik, alsmede tegen onopzettelijk verlies of beschadiging van de integriteit van de Persoonsgegevens. Deze technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen houden rekening met onze IT-infrastructuur, de potentiële impact op uw privacy, de kosten en de huidige standaarden en praktijken in de sector.

Uw Persoonsgegevens worden alleen door een derde partij verwerkt als die derde partij ermee instemt onze technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen na te leven.

7. WAT ZIJN UW RECHTEN?

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw Persoonsgegevens:

Recht op inzage en rectificatie: u heeft het recht op inzage in uw Persoonsgegevens. Alvorens toegang te verlenen, kunnen wij omwille van veiligheidsredenen een identiteitsbewijs opvragen en voldoende informatie over uw interacties met ons vragen. Als wij van mening zijn dat wij verplicht zijn u redelijke inzage te verlenen, zullen wij dit kosteloos doen, maar alleen voor uw eerste verzoek. Als de Persoonsgegevens die wij over u bewaren onjuist zijn, kunt u ons altijd vragen deze onjuistheden te laten corrigeren;
Recht op gegevenswissing: u heeft het recht om uw Persoonsgegevens te laten wissen (behalve in sommige gevallen, bijvoorbeeld om een transactie te bewijzen of wanneer dit wettelijk vereist is);
Recht op beperking van de verwerking: u heeft het recht om een beperking van de verwerking te vragen als wij niet (meer) gerechtigd zijn om uw Persoonsgegevens te gebruiken of als u de juistheid van uw Persoonsgegevens betwist;
Recht op bezwaar tegen verwerking: indien van toepassing heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens door ons voor bepaalde doeleinden;
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om uw Persoonsgegevens, die u aan ons heeft verstrekt, te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en om uw Persoonsgegevens over te dragen aan een derde partij van uw keuze;
Recht om uw toestemming in te trekken: u kunt uw toestemming te allen tijde kosteloos intrekken en zonder opgave van enige reden.

U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen en wij zullen de nodige actie ondernemen om aan uw verzoek te voldoen, op voorwaarde dat dit in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving en professionele normen. Onze contactgegevens vindt u onder bepaling 11.

8. WAT MET COOKIES?

Wij kunnen gebruik maken van zogenaamde ‘cookies’. Cookies kunnen worden beschouwd als kleine tekstbestanden die door de webserver naar uw browser worden gestuurd, die deze tekstbestanden op de harde schijf van uw computer plaatst. Door gebruik te maken van cookies kunnen wij u een snellere en meer efficiënte toegang tot onze website bieden (www.aifund.be). U kunt het gebruik van cookies uitschakelen in de instellingen van uw browser. Als u het gebruik van cookies uitschakelt, is de website nog steeds toegankelijk, maar heeft u mogelijks geen toegang tot alle functionaliteiten van de website. Het belangrijkste doel van onze cookies is het verbeteren van de gebruikerservaring.

Meer informatie over de verschillende soorten cookies, het uitschakelen van de cookies en het doel van de cookies vindt u in ons cookiebeleid.

9. HOE KAN U EEN KLACHT INDIENEN?

Als u het niet eens bent met de manier waarop wij uw Persoonsgegevens verwerken, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit die optreedt als toezichthoudende autoriteit:

Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
Rue de la Presse 35, 1000 Brussels, BELGIUM

10. SOCIALE MEDIA

AIF maakt gebruik van sociale media om u op de hoogte te houden van haar activiteiten en/of diensten. U kunt AIF volgen op LinkedIn. Wanneer u gebruik maakt van dit sociale media platform zijn de voorwaarden daarvan van toepassing.

Indien u via het sociale media platform een verzoek of vraag indient bij AIF, bewaren wij uw bericht inclusief uw gebruikersnaam om op uw verzoek of vraag te kunnen reageren. AIF maakt ook gebruik van advertentiemogelijkheden op het betreffende sociale media platform.

AIF zal u advertenties bezorgen op basis van uw Persoonsgegevens die het sociale media platform van u heeft verzameld na uw voorafgaandelijke toestemming te hebben ontvangen (bv. u volgt de pagina van AIF en bent geïnteresseerd in de activiteiten en/of diensten van AIF). Deze Persoonsgegevens vallen niet onder de bevoegdheid van AIF maar onder de verantwoordelijkheid van het respectievelijke sociale media platform.

11. CONTACTGEGEVENS

AIF geeft om uw privacy en de bescherming van uw Persoonsgegevens. U kunt vragen stellen, opmerkingen maken en klachten of andere vragen indienen met betrekking tot ons Privacybeleid.

U kunt ons bereiken via e-mail, telefoon of post, wat u verkiest. U kunt uw berichten sturen naar ons privacy contactpunt:

E-mail: privacy@aifund.be
Telefoonnummer: +32 16 28 62 51
Adres: Diestsevest 32 mailbox 5b, 3000 Leuven, Belgium

12. WIJZIGINGEN IN ONS PRIVACYBELEID

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen om onze actuele privacy praktijken te verduidelijken. Wij raden u aan dit Privacybeleid regelmatig door te nemen om op de hoogte te blijven van de manier waarop wij uw Persoonsgegevens verwerken en beschermen.

Indien wij belangrijke wijzigingen aanbrengen in de manier waarop wij uw Persoonsgegevens verwerken, zullen wij dit duidelijk maken via onze homepage.

Dit Privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt op 1 September 2022

[1] Bijzondere categorieën van persoonsgegevens zijn persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, of het lidmaatschap van een vakbond, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over de gezondheid of gegevens over seksueel gedrag of de seksuele geaardheid.